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Informação

Como tirar proveito das informações fiscais enviadas às instituições de governo no Brasil via Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)?

17 de December de 2015

1 – Introdução: dados do SPED como fonte de informação em soluções analíticas avançadas

As empresas no Brasil investem valores financeiros significativos todos os anos para atender os requerimentos dos órgãos de arrecadação e fiscalização dos governos federal e estadual. Essas informações, passadas para o fisco na forma de arquivos texto com estrutura padrão definida por esses órgãos, fazem parte do chamado Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e são essenciais para o pleno exercício de suas funções.

No entanto, para a quase totalidade das empresas que geram periodicamente os dados do SPED em suas diversas edições (e.g., Fiscal, Contribuições), o conteúdo desses arquivos é completamente ignorado após sua transmissão para as instituições oficiais. Esse conteúdo inclui dados relacionados a todos os seus cadastros e transações relacionadas a eventos tributáveis. Usualmente, os arquivos SPED são o resultado de processos complexos de integração de dados de diversas fontes que passam (ou deveriam passar) por rigorosos testes de consistência e auditoria interna antes de serem enviados eletronicamente às entidades de fiscalização.

Nesse sentido, seria extremamente oportuno utilizar esses arquivos como fonte de dados em soluções analíticas de inteligência de negócio para apoiar as empresas na tomada de decisão. De fato, os dados do SPED Fiscal e EFD-Contribuições, com o uso de ferramentas e tecnologia adequada, representam uma base muito rica de informações para visualização e análise avançada de dados corporativos. Por meio do uso de plataformas analíticas, executivos, analistas, e consultores poderiam extrair insights extremamente valiosos dessa base para orientar decisões em todos os níveis e em todos os processos da organização.

2 – O que são plataformas analíticas e sistemas de inteligência de negócio? Como eles estão relacionados ao SPED? De que forma podem melhorar o desempenho das empresas?

Soluções analíticas são sistemas de software que têm por objetivo melhorar o processo de tomada de decisão em qualquer nível das organizações. O Gartner Group, líder mundial em pesquisa e consultoria em tecnologia da informação, define quatro estágios ou níveis de maturidade em relação ao uso de soluções analíticas em geral dentro de uma organização. No nível mais elementar, conhecido como análise descritiva, as empresas buscam responder perguntas relacionadas ao passado (pergunta: o que aconteceu?).

Em um segundo nível de maturidade, as empresas devem ser capazes de realizar o diagnóstico de qualquer aspecto relacionado aos resultados de suas operações (pergunta: por que aconteceu?). Esse tipo de análise é essencial para se melhorar o desempenho dos processos de uma organização e existem diversas ferramentas disponíveis no mercado que possibilitam obter respostas para essas questões com alta produtividade e baixo custo.

Nos níveis mais altos e mais complexos de análise, de acordo com a classificação do Gartner Group, estão os processos de análise preditiva (pergunta: o que vai acontecer?) e prescritiva (pergunta: o que devo fazer?). De fato, boa parte da atenção e do interesse da sociedade pelo tema big data está relacionado a experiências extremamente exitosas de aplicação de análise preditiva em instituições privadas e governamentais que atuam em áreas tão variadas como saúde pública, varejo, instituições financeiras, marketing eleitoral etc. Se ter uma visão clara do passado e realizar diagnósticos de forma precisa para evitar erros e replicar experiências positivas é fundamental para uma gestão eficiente de qualquer negócio, antecipar o futuro representa um extraordinário ganho de competitividade para a grande maioria das organizações, considerando o atual momento de evolução das soluções analíticas e da disponibilidade de dados das mais variadas fontes.

No estágio mais avançado, a análise prescritiva busca automatizar os processos de tomada de decisão e torná-los mais eficazes por meio de modelos de simulação e otimização. Esses modelos ajudam as empresas a obter respostas sobre o que fazer no futuro (prescrição) para obter os melhores resultados possíveis com base em premissas e restrições impostas pela realidade ou pelas expectativas. Ainda são poucas as empresas que atingiram níveis de excelência em todos esses estágios, em especial os mais complexos e de maior retorno sobre o investimento. No entanto, a demanda cresce de forma acelerada e as oportunidades são enormes para empresas e profissionais.

3 – Como usar dados dos arquivos SPED para tirar proveito de imediato de soluções analíticas? Se os arquivos SPED tem uma estrutura padrão e os dados são consistentes, por que não utilizá-los diretamente como fonte de dados em uma plataforma de inteligência de negócio?

De fato, novas plataformas visualização de dados estão aproximando cada vez mais as soluções analíticas das áreas de negócio. No entanto, para tirar proveito desses sistemas dentro de um contexto de análise que se convencionou chamar de data discovery, explorando diretamente os dados do SPED, é necessário preparar e, eventualmente, mesclar esses dados com fontes externas para obter insights valiosos sobre o passado, o presente, e o futuro das empresas.

Ao contrário do que se possa inicialmente imaginar, os dados do SPED não são úteis apenas para análises tributárias e auditoria fiscal. Eles podem ser utilizados de forma eficaz principalmente nos processos de gestão corporativa. Para isso, basta utilizar as ferramentas e os métodos adequados para a análise desses dados.

Essas novas novas ferramentas combinadas com soluções de data discovery possuem em enorme vantagem sobre sistemas tradicionais: não existe necessidade de conhecimento prévio dos sistemas de gestão ERP e/ou módulos fiscais de arquitetura e modelos de dados complicados (na maioria das vezes, não documentados). As análises podem ser feitas com base em uma estrutura padrão (SPED) que é de domínio público e bem documentada. Além disso, as empresas e sistemas transacionais estão bem adaptados aos procedimentos de geração do arquivo há bastante tempo, o que gera uma maior expectativa de consistência das informações e, consequentemente, menor demanda por limpeza e verificação de qualidade dos dados.

Para explorar os dados do SPED livremente, usando um aplicativo disponível em uma plataforma em nuvem, basta acessar o endereço http://gallery.alteryx.com (conteúdo em inglês) e clicar SPED na caixa de busca. Entre as opções disponíveis estão as aplicações que permitem gerar bases para visualização em formato Tableau Data Extract (TDE) e relatórios de auditoria em formato PDF. Maiores detalhes sobre o uso dessas aplicações e de tecnologias de análise de dados e inteligência de negócio aplicadas ao SPED podem ser obtidas também a partir do web site da Conjecto, empresa brasileira especializada em soluções analíticas avançadas.

Fonte: http://blog.opovo.com.br/bigdata/2015/12/17/como-tirar-proveito-das-informacoes-fiscais-sped/